.:!:. KIMIANETWORKS .:!:. - نكات كاربردى از۲۰۰۷ Office

هنگامى كه مايكروسافت Office ۲۰۰۷ را در سال گذشـته عرضه كرد، بسيارى از كاربران تغييـرات متعددى كه در آن پديد آمده بود را پذيرا شدند. چـشم گيرترين تغيير در اين نسخه از Office، نوارى است كه پوشـيده ماندن آن از چشمها، غير ممكن به نـظر مى رسد. كسـب مهارت در استفاده از اين نوار، براى بسيارى از كاربران به مهمترين چالش در اين نسخه بدل شده است. اگرچه ويژگيهايى كه در اين مقاله ذكر شده ماننـد نـوار ابـزار و رابـط كاربر جديد آن، خودنمايى نمى كنند، اما مطمئناً مى توانند كمك بزرگى براى كاربران باشند. مشكل عدم سازگارى را برطرف سازيد كاربرد: برنامه هاى Word،Excel و PowerPoint اگر پس از انتخاب نسخه ،۲۰۰۷ سروكارتان با افرادى باشد كه از نسخه هاى قديمى Office استـفاده مى كنند، قادر به شراكت اسناد با آنها نخواهيد بود؛ چرا كه اين نسخه ها، فايلهاى۲۰۰۷ Office را باز نخواهند كرد. خوشبختانه مى توانيد از برنامه هاى Office2007 بخواهيد فايلهاى شما را در قالب۲۰۰۳ Office ، ذخيره كنند. اين فرآيند در تمامى برنامه هاى Office يكسان است. ابتدا، روى دكمه Office (دايرهايى كه داراى لوگوى Office اسـت و در بالاى گوشه سمت چپ پنجره هر يك از برنامه ها ديده مى شود) كليك كنيد. در انتهاى منوى باز شده، گزينه Options مـربـوط به آن برنامه را انتخاب كنيد (براى مثال Word Options). پـنجره هاى حاوى گزينه هاى قابـل پيكربنـدى ظاهر خواهد شد. در فهرست واقع در سـمت چپ، روى گروه Save كليك كنيد. در فهرسـت بازشوى Save files in this format، قالب قديمى Office ۲۰۰۳ را براى برنامه خود انتخاب و براى قطعى كردن آن، روى دكمه OK كليك كنيد. اگر در سمت ديگر اين داستان قرار داريد يا به عبارت ديگر، بايد اسناد توليـد شـده در۲۰۰۷ Office را در نـسخه قديمى Office XP يـا۲۰۰۳ Office بـاز كنـيـد، مى توانـيـد بـرنـامـه رايـگان Microsoft free Office Compatibility را كـه بــه ايــن نسـخه هاى قديمى، توانايى باز كـردن قالب جديد را مى دهد، از سايت مايكروسافت دريافت كنيد. ذخيره فايلها با قالب PDF كاربرد: برنامه هاى Word، Excel، Access،PowerPoint و Visio شغل بسيارى از افراد ايجاب مى كند كه يك نـسخه از كار خـود را در قالـب PDF) Portable Document Format) ذخـيـره كنـنــد۲۰۰۳. Office ويــژگى Save As PDF را بـراى انـجام ايـن كار در اخـتيار مى گذارد. امـا ايـن ويـژگى ارزشمند، تا هـنگامى كه مـراحلى را بـراى فـعال كـردن آن پـشت سـر نـگذاريـد، در دستـرس نـخـواهـد بـود. ويـژگى Save As PDF را مى تـوان با دريافت يك برنـامه ساده از مايـكروسافت، به تـمام بـرنامـه هاى۲۰۰۷ Office اضافه كرد. پس از نصب ويژگى Save As PDF، آن را در مـنوى Office خواهيد يافت. براى استفاده از اين ويژگى، روى دكمه Office (در بالاى گوشه سمت چپ پنجره) در هر يك از برنامه ها كه قصد استفاده از آن را داريد، كليك كرده و سپس گزينه هاى Save As يا XPS را انتخاب كنيد. غيرفعال كردن نوار ابزار كــاربـــرد: بـرنـامـه هـاى Word، Excel،Access و PowerPoint نوار ابزار Office ۲۰۰۷ كه عمـلكردهاى مـخـتلـف را در زبانه هاى متفاوت گروهبنـدى كرده، انباشـته از ويـژگيهاى سودمند است. اندازه اين نـوار، بسيار بـزرگ است و فضاى زيادى را اشغال مى كند. اما مى توانيد هنگام كار با اسناد طولانى Word يا يـك بانـك اطلاعات لبريـز از داده هاى Access، آن را به طور موقت از سـر راه خود بـرداريد. كافى اسـت روى عنوان يكى از زبانه ها كه در بالاى نوار جاى دارند، دابل كليك كنيد تا اين نوار به اندازه اى كه تنها نشان دهنده عنوان زبانه ها است، كوچك شود. دابل كليك مجدد روى يكى از اين عناوين، نوار را به حالت اوليه باز مى گرداند. از اين نوار مى توانيـد در انـدازه كوچـك شـده آن نيز استفاده كنيد. اگر روى هر يك از عناوين كليك كنيد، نـوار اصلى تنها به مدتى كه بتوانيد يكى از گزينه هاى آن را انتخاب كنيد، ظاهر شده و سـپس از سـر راه كنـار خـواهـد رفـت.اگـر اسـتفاده از صـفحه كليد را بـراى صـدور فـرمانها ترجـيح مى دهيـد، مى توانيد با فشار كليد Alt، ايـن نوار را به طور موقت احضار كرده و سـپس كليـد حروف اول عـنوان زبانه و فرمان مورد نظر را فشار دهيد (براى مثال، بـراى اجراى فرمان Spelling در برنامه Word، ابتدا كليد Alt و سپـس كليدهاى R (بـراى عنوان زبانه Review) و S (براى فرمان Spelling) را فـشار دهيـد. پـس از انـتخاب فرمان مورد نظر، نوار بار ديگر ناپديد خواهد شد. استفاده از MINI-BAR كاربرد: برنامه هاى Word، Excel، Access،PowerPoint و Outlook قالببندى متن يكى از رايجتـرين اعمال در هر يك از برنامه هاى Office است. نوار ابزار مى تواند اين كار را به راحتى براى شما انجام دهد، اما جايگزين سريعترى نيز براى آن وجـود دارد: نوار كوچك شناور Office. براى مشاهده و استفاده از ايـن نوار كـوچك، مـتنى را (در يك سنـد Word، در يك خانه از يك صفـحه گستـرده Excel يا در يك ناحيه از بانك اطلاعات Access) انتـخاب كنيد. هنگامى كه ماوس خود را روى متن انتخاب شده حـركت دهيد، نوار ابزارى با دكمه هاى تغيير قلم، انـدازه و رنـگ متن و همچنين چند گزينه ديگر، مشاهـده خواهيد كرد. استفاده از ايـن نوار كوچك، باعث كاهش زحمـت جست وجوى فـرمانها در نوار اصلى خواهد شد. استفاده از شمارشگر كلمات كاربرد: برنامه Word در۲۰۰۳ Office ، بـراى شـمارش كلـمات در سـند جارى، مجبور به استفاده از منوى Tools بوديـد. در ۲۰۰۷ Word ، تـعداد كلمات در نوار وضعيت ظاهر شده و با ادامه تايپ، در هر لحظه تعداد كلمات نمايش داده مى شـود. اگر بخشى از سنـد خود را انـتخاب كنيد، دو بـخش از اطلاعات نمايش داده خواهد شد: تعداد كلمات در بـخش انتخاب شـده و تـعداد آنها در تمامى سند. درج بخشهاى سريع كاربرد: برنامه Word ايـن نـكته، كاربران پـر و پا قرص Office را بسيار تحت تاثير قـرار خـواهد داد. عـبارت Sticky Quote را در يـك سـند Word تايپ كرده و كليد F3 را فشار دهيد. متن شما ناپديد شده و يـك كادر شناور صورتى رنگ، شبيه به يك يادداشت چسبان، به جاى آن ظاهر مى شود. اين ترفند عجيب تنها يكى از Quick Parts رايج در Word است. (بـراى مـشاهده فهـرست كامـل اسامى Quick Parts، بـخش Text را در زبانـه Insert يافته، روى Quick Parts كليك كرده و سپس گزينه Building Blocks Organizer را انتخاب كنيد.) احتمالاً مـوارد جالـب بـسيارى در فـهرست Quick Parts خـواهيد يافـت. بـراى مثـال۱، Confodential ، كه چـاپ كم رنگى از كلمه CONFIDENTIAL را در زمينه متن سند جارى شـما وارد مى كـند. هـمچنين مى توانيد خودتان نمونه اى را ايجاد كنيد. براى انجام اين كار، بخشى از يك محتوا (از يك كلمه مفرد تا متنى شامل چند پاراگراف قالببندى شده به همراه تصوير) را انتخاب و كليدهاى Alt + F3 را فشار دهـيـد. كـادر مـحاوره اى Create New Quick Part ظاهر مى شود. در اين كادر محاوره اى مى توانيد بـه Quick Part خود نامى اختصاص داده و تعيين كنيد كه آيا بايد پاراگراف يا صـفحه خاص خود را اشغال كند (يا در ميان متنى كه در حال تايپ آن هستيد، ظاهر شود). پس از پايان توليد اين Quick Part، مى توانيـد با تايـپ نامى كه براى آن انتخاب كرده ايـد و فـشار كليدهاى Alt + F3، آن را در هر سند Word وارد كنيد tassnif.persianblog.ir